Politique de confidentialité

La société PROVINCES BIO - PRODUITS NATURELS ET BIOLOGIQUES est une société par actions simplifiée, au capital social de 200.000,00 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nantes sous le numéro 409 166 279, dont le siège social est sis 71 Boulevard Alfred Nobel - 44400 Rezé (ci-après « nous »).

Soucieux de la protection des données à caractère personnel, nous respectons la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après la « Loi Informatique et Libertés ») et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données dit règlement général sur la protection des données ou RGPD (ci-après le « RGPD »).

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») vous informe sur les modalités selon lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de notre activité, notamment la gestion de nos fichiers clients, prospects, utilisateurs de notre site Internet accessible à l’adresse : https://www.provincesbio.com/ (ci-après le « Site ») et de nos réseaux sociaux notamment Facebook, YouTube, Instagram et LinkedIn (ci-après les « Réseaux sociaux »).

La Politique de Confidentialité n’est pas de nature contractuelle et ne crée pas d’obligation au-delà de ce qui est déjà prévu par la réglementation précitée en matière de protection des données à caractère personnel.

Si vous êtes mineur de moins de 15 ans ou incapable, vous déclarez avoir reçu le consentement de vos parents ou représentants légaux préalablement à la collecte et au traitement de vos données à caractère personnel que nous réalisons.

Nous pouvons mettre à jour notre Politique de Confidentialité. Toute mise à jour sera portée préalablement à votre connaissance, et, lorsque votre consentement est nécessaire, nous procéderons à son recueil. La dernière version est celle qui est accessible sur nos Sites.

Les termes de « responsable de traitement », « responsable conjoint », « sous-traitant », « personne concernée », « données à caractère personnel », « traitement », « violation de données à caractère personnel », « État membre » ont le même sens que celui qui leur est attribué dans le RGPD et les termes qui en sont dérivés devront être interprétés de manière identique.

1. Qui est le responsable des traitements de vos données à caractère personnel ?

Nous sommes le responsable des traitements.

Pour toute question relative aux traitements de vos données à caractère personnel concernant les traitements que nous mettons en œuvre en notre qualité de responsable de traitement, vous pouvez nous contacter par :

• Email à l’adresse électronique suivante : commandes@provincesbio.com
• Courrier à l’adresse postale suivante : 71 Boulevard Alfred Nobel - 44400 Rezé
• Téléphone au numéro suivant : 02.40.48.93.93

2. A quelles occasions collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles ont pu être collectées lorsque :

• vous avez créé un compte en ligne ;
• vous nous avez contactés ou avez demandé à être contacté par tout moyen de communication par téléphone, par courriel ou par l’intermédiaire des formulaires de contact sur notre Site ;
• vous avez ajouté des produits à votre panier sur notre Site ;
• vous avez commandé des produits ;
• vous avez répondu à nos jeux-concours, sondages et enquêtes de satisfaction ;
• vous avez visité ou utilisé notre Site ;
• vous avez échangé avec nous ;
• vous vous êtes abonné à nos newsletters et messages d’information sur notre activité ;
• vous avez participé à un évènement que nous avons organisé ;
• vous avez consulté, vous vous êtes abonné et/ou vous avez utilisé nos Réseaux Sociaux ;
• vous avez consenti auprès de nos prestataires de services ou partenaires à ce que vos données nous soient transmises ;
• vous avez formulé une demande d’exercice de droits.

Vos données personnelles peuvent nous être communiquées volontairement par vous-même ou par une autre personne appartenant à la structure dans laquelle vous travaillez ou pour le compte de laquelle vous intervenez. Les données personnelles peuvent également être recueillies par le biais de cookies et autres traceurs sur Internet sur notre Site. Nous vous invitons à cet égard à consulter notre politique de gestion des cookies

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous traitons les données personnelles suivantes :

• Pour la création d’un compte en ligne : civilité, prénom, nom, adresse, code postal, ville, adresse électronique et mot de passe.
  La collecte de ces données est obligatoire. En l’absence de communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de vous créer un compte en ligne. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.
• Pour la gestion de vos demandes de contact : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique.
  La collecte de ces données est obligatoire. En l’absence de communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de répondre à vos demandes de contact. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.
• Pour la gestion des commandes, la livraison des produits commandés, la gestion des réclamations et du service après-vente : civilité, nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse de livraison, adresse de facturation, numéro de commande, détails de la commande, historique des commandes, données relatives au paiement.
  La collecte de ces données est obligatoire. En l’absence de communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de traiter vos commandes, d’exécuter la livraison, de gérer vos réclamations et le service après-vente. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.
• Pour la gestion de nos jeux-concours, sondages et enquêtes de satisfaction : nom, prénom, adresse e-mail, réponses apportées.
  La collecte de ces données est obligatoire. En l’absence de communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de prendre en compte votre participation aux jeux-concours, sondages et enquêtes de satisfaction. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel.
• Pour l’envoi de nos newsletters et messages d’information sur notre activité : adresse électronique.
  La collecte de cette donnée est obligatoire. En l’absence de communication de cette information obligatoire, nous ne serons pas en mesure de vous envoyer des newsletters et messages d’information sur notre activité. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire.
• Pour la gestion des évènements que nous organisons : nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique.
  La collecte de ces données est obligatoire. En l’absence de communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de vous inscrire aux évènements que nous organisons. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire.
• Afin d’exercer vos droits, tels que rappelés ci-dessous, la communication d’informations ou de documents justifiant de votre identité ou d’informations complémentaires sur la nature de vos demandes pourra être requise. L’absence de communication de ces informations peut nous empêcher de répondre à vos demandes. Cette exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère règlementaire.

La collecte d’autres données à caractère personnel peut être obligatoire. Toutes les données à caractère personnel dont la collecte est obligatoire, la nature contractuelle ou règlementaire de cette obligation de fourniture, ainsi que les conséquences de l’absence de fourniture des données à caractère personnel concernées sont alors portées à votre connaissance directement lors de la collecte. Dans le cadre des formulaires en ligne sur notre Site, les données à caractère personnel obligatoires sont ainsi indiquées par la présence d’un astérisque.

Vous pouvez communiquer des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de de nos Réseaux Sociaux et des zones de texte libre disponibles sur notre Site figurant dans les formulaires de contact en ligne. Nous vous informons que vous ne devez communiquer que des informations adéquates et pertinentes. Vous ne devez pas rédiger de commentaires excessifs ou insultants, ni communiquer de données considérées comme sensibles au regard de l’article 9 du RGPD (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, philosophiques ou religieuses, appartenance syndicale, données relatives à la santé ou à la vie sexuelle, infractions, condamnations, mesure de sûreté).

Nous ne collectons et ne traitons pas vos données à caractère personnel relatives aux cartes bancaires. Les transactions sont entièrement traitées par notre PSP.

4. Quelles sont les finalités et bases juridiques des traitements de vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles sont traitées aux fins et selon les bases juridiques détaillées dans ce tableau :

5. Qui sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?

Les données personnelles que nous collectons sont destinées selon les cas, et suivant les finalités telles que décrites précédemment, au personnel strictement habilité de nos services client, comptabilité, marketing, commercial, transport ou juridique.

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles :

• à nos sous-traitants et à leurs propres sous-traitants lorsque cela est strictement nécessaire à la réalisation des prestations que nous leur aurions confiées dans le cadre des finalités (prestataire de transport, prestataire informatique notamment l’hébergeur de notre Site, prestataire technique, PSP, prestataire de vérification d’identité, fournisseur des solutions analytiques, prestataires proposant les solutions de recueil d’avis, assureurs, entreprises de recouvrement et organismes de crédit, cabinets comptables et experts-comptables, cabinets d’avocats, cabinets d’audit). Nos sous-traitants sont tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité ainsi que d’autres obligations énumérées dans le RGPD ;
• aux autorités financières, judiciaires, administratives, de police ou agences d’Etat, services de douane, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles nous pouvons, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un litige, d’un contrôle et/ou d’une requête être tenu de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
• à nos ayants droit ou successeurs éventuels ;
• à nos partenaires commerciaux sous réserve de votre consentement.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez, dans les conditions définies aux articles 15 et suivants du RGPD, sauf exceptions, des droits suivants :

• droit d'obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements que nous réalisons (droit d’accès) ;
• droit d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel qui sont inexactes (droit de rectification) ;
• droit d'obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel dans certains cas (droit d’effacement ou « à l’oubli ») ;
• droit d'obtenir la limitation des traitements dans certains cas (droit à la limitation du traitement) ;
• droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou nous de demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et que le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données) ;
• droit de ne pas faire l’objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée) ;
• droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à nos traitements de vos données personnelles, dans certains cas (droit d’opposition) ;
• droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection (droit d’opposition à la prospection) ;
• droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel lorsque celui-ci est fondé sur ledit consentement, et ce, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait (droit de retrait de votre consentement) ;
• droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être générales ou particulières. Nous pouvons uniquement être dépositaires des directives particulières concernant vos données à caractère personnel que nous traitons. Les directives générales peuvent être recueillies et conservées par un tiers de confiance numérique certifié par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (ci-après la « CNIL »). Vous avez aussi le droit de désigner un tiers auquel vos données à caractère personnel pourront être communiquées après votre mort. Vous vous engagez alors à informer ce tiers de votre démarche et du fait que des données permettant de l’identifier sans ambiguïté nous seront transmises, à lui communiquer la présente Politique de Confidentialité ;
• droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, qui est en France, la CNIL et de former un recours contre nous auprès des tribunaux compétents si vous estimez que nous avons porté atteinte à vos droits en matière de données à caractère personnel. Vous pourrez réclamer la réparation intégrale du préjudice subi.

L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas non plus sans limites et, dans certains cas, nous pourrons donc refuser votre demande (par exemple pour des motifs légitimes impérieux pour ce qui concerne le droit d’opposition). Ainsi, dans certaines hypothèses, il se peut que nous répondions que votre demande ne peut pas donner lieu à une réponse positive de notre part et nous expliquerons la raison pour laquelle il ne peut y déférer.

Dans le respect des conditions posées par la réglementation, vous pouvez exercer vos droits en nous écrivant à l’adresse électronique suivante : commandes@provincesbio.com ou à l’adresse postale suivante : 71 Boulevard Alfred Nobel - 44400 Rezé. Si vous disposez d’un compte en ligne, vous avez également la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger, de supprimer vos données à caractère personnel directement depuis votre compte. Sur cet espace, vous pourrez également modifier vos consentements à recevoir nos newsletters/messages d’information sur notre activité.

En cas de doute raisonnable de notre part sur votre identité, nous pourrons être amenés à demander des informations ou documents supplémentaires afin de vérifier votre identité (par exemple, dans certains cas, une copie du recto en noir et blanc de votre carte d’identité).

Nous nous efforçons de donner suite à vos demandes dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la réglementation en vigueur.

7. Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?

Vos données personnelles sont conservées pendant le temps strictement nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.

A l’issue des durées précédemment listées, vos données feront l’objet soit d’une suppression, soit d’une anonymisation.

Par exception, en cas de précontentieux ou contentieux, toutes ou certaines de vos données pourront faire l’objet d’une conservation prolongée, en archivage intermédiaire, si celles-ci s’avèrent utiles pour ledit précontentieux ou contentieux.

8. Quelles mesures de sécurité de vos données à caractère personnel mettons-nous en œuvre ?

Respecter votre droit à la protection, à la sécurité et à la confidentialité de vos données personnelles est notre priorité.

Nous mettons en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité de vos données personnelles pour les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte accidentelle, destruction accidentelle ou illicite, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Sur toutes les pages de notre Site requérant la saisie de données à caractère personnel, nous utilisons le codage SSL (Secure Sockets Layer) standard.

La création d’un compte en ligne ne peut s’effectuer que par la saisie d’un identifiant et d’un mot de passe qui vous sont strictement personnels. Nous vous recommandons de ne pas communiquer votre identifiant et mot de passe à des tiers afin d’éviter autant que possible tout risque d’intrusion ou d’usurpation de votre compte. Nous vous recommandons également de choisir un mot de passe complexe et relativement long, d’au minimum 12 caractères comprenant des majuscules, des minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.

Nous nous assurons également de la sécurité des paiements en ligne.

9. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?

Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés situés en France.

Toutefois, nous pouvons être amenés à transmettre tout ou partie de vos données personnelles à certains de nos sous-traitants et partenaires établis en dehors de l’Union Européenne, dans le cadre des finalités ci-dessus mentionnées.

Nous nous assurons que ces transferts de données à caractère personnel hors de l’Union Européenne soient effectués conformément à notre Politique de Confidentialité. Lorsque l’Etat de destination des données à caractère personnel non membre de l’Union Européenne n’a pas été officiellement reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par la Commission Européenne, nous nous engageons à fournir les garanties appropriées pour protéger vos données à caractère personnelles, conformément à l’article 46 du RGPD, notamment par l’utilisation de clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne. Nous veillons en outre à ce que vous disposez toujours de droits opposables et de voies de droit effectives.

Les transferts susceptibles d’intervenir et les précautions prises sont décrits ci-dessous.